Integritetspolicy för rekrytering genom Teamtailor

Tjänsten för hantering av rekryteringar och förenkling av anställningsprocessen ("Tjänsten") drivs av Teamtailor på uppdrag av Advania Sverige ("Personuppgiftsansvarig" "vi" "oss" etc.). Det är viktigt att de personer som använder Tjänsten ("Användarna") är säkra på, och är informerade, om hur vi hanterar Användarens personuppgifter i rekryteringsprocessen. Vi strävar efter att upprätthålla högsta möjliga standard när det gäller skydd av personuppgifter. Vi behandlar, hanterar, använder och skyddar Användarens personuppgifter i enlighet med denna integritetspolicy ("Integritetspolicy").

1. Allmänt

Vi är Personuppgiftsansvarig i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning. Användarnas personuppgifter behandlas med syftet att hantera och underlätta rekrytering av anställda till vår verksamhet enligt vad som framgår närmare nedan.

Advania arbetar löpande med integritetsfrågor och vi kan därför komma att uppdatera denna integritetsinformation, du hittar den senaste versionen på denna sida. Denna policy uppdaterades senast oktober 2024.

2. Insamling av personuppgifter

Vi ansvarar för behandlingen av de personuppgifter som Användarna lämnar till Tjänsten, och för de personuppgifter som vi på andra sätt samlar in med avseende på Tjänsten.

När och hur vi samlar in personuppgifter

Vi samlar in personuppgifter om Användare från Användare, när Användare;

• gör en ansökan via Tjänsten eller på annat sätt lägger till personuppgifter om sig själv eller genom att använda en tredje part, t.ex. Facebook eller LinkedIn (t.ex. via Connect-funktionen);
• använder Tjänsten för att ansluta till vår personal, genom att lägga till personuppgifter om sig själv eller genom att använda en tredje part, till exempel Facebook eller LinkedIn; och
• tillhandahåller identifierbara uppgifter i chatten (som tillhandahålls via den webbplats som använder Tjänsten) och sådana uppgifter som är relevanta för ansökningsförfarandet.

Vi samlar in personuppgifter från tredje part, som Facebook och LinkedIn om Användare länkat sin profil till Tjänsten, från företag som vi anlitar för bakgrundskontroller (om du går vidare i processen) samt från de referenspersoner Användaren uppgivit. Om Användaren inte lämnar av oss efterfrågade uppgifter kan vi komma att exkludera Användaren från ansökningsförfarandet.

Vilka personuppgifter behandlas och varför

2.1. Ändamål:
Hålla dig uppdaterad om lediga tjänster inom Advania

Personuppgifter:

• E-postadress

Vi ber att du inte lämnar ytterligare information till oss för detta ändamål. Om du dock väljer att länka till din profil på sociala medier (t.ex. LinkedIn) behandlar vi även sådan information.

Laglig grund:
Vårt berättigade intresse av att tillgodose din förfrågan om att hållas uppdaterad om lediga tjänster inom Advania.

Gallring:
Till dess att du avanmäler dig från vidare information om lediga tjänster inom Advania. Detta kan göras i varje utskick.

2.2. Ändamål:
Administration av ett rekryteringsförfarande samt bedömning av Användarens lämplighet för sökt tjänst.

Personuppgifter:

• Namn
• Telefonnummer
• E-postadress
• Personnummer (i förekommande fall)
• CV
• Utbildning
• Erfarenhet
• Personligt brev
• Länk till LinkedIn-profil
• Geografisk placering
• Övrig information som särskilt efterfrågas för viss tjänst

Laglig grund:
Åtgärder innan avtal (anställningsavtalet) med den registrerade ingås i den mån den registrerade begärt åtgärden och i övrigt vårt berättigade intresse att hantera rekryteringsprocessen och bedöma Användarens lämplighet för den sökta tjänsten.

Gallring:
Till dess att tjänsten tillsatts och därefter i 28 månader för att kunna fastställa, göra gällande och försvara rättsliga anspråk.

2.3. Ändamål:
Bakgrundskontroll i samband med rekrytering för bedömning av Användarens lämplighet för sökt tjänst.

Personuppgifter:

• Namn
• E-postadress
• Kreditupplysning, utmätning och ev. konkurs
• Personnummer
• Verifiering av utbildning
• Referenser
• Bolagsengagemang
• Körkort
• Fordon
• Folkbokföring
• Uppgift avseende domstolsärenden

Laglig grund:
Vårt berättigade intresse av att verifiera relevant bakgrundsfakta vid rekrytering.

Gallring:
Till dess att tjänsten tillsatts och därefter i 28 månader för att kunna fastställa, göra gällande och försvara rättsliga anspråk.

2.4. Ändamål:
Administration i samband med utförande av tester (personlighet- färdighetstester) samt bedömning av resultat.

Personuppgifter:

• Namn
• E-postadress
• Testresultat

Laglig grund:
Vårt berättigade intresse av att genomföra tester som underlag för rekrytering och bedömning av Användarens lämplighet för den sökta tjänsten.

Gallring:
Till dess att tjänsten tillsatts och därefter i 28 månader för att kunna fastställa, göra gällande och försvara rättsliga anspråk.

2.5. Ändamål:
Framtida rekrytering (kandidatdatabas).

Personuppgifter:

• Namn
• Telefonnummer
• E-postadress
• Länk till LinkedIn-profil
• Personnummer (i förekommande fall)
• CV
• Personligt brev
• Anteckningar från intervjuer

Laglig grund:
Samtycke

Gallring:
28 månader från lämnat samtycke.

2.6. Ändamål:
Aggregerad analys och marknadsundersökning.

Personuppgifter:

• T.ex. uppgift över internettrafik eller det geografiska läget för användandet av Tjänsten eller hur du upplevt rekryteringsprocessen.

Laglig grund:
Vårt berättigade intresse av att kunna aggregera uppgifter för att sedan följa och analysera användningen av Tjänsten och utvärdera rekryteringsprocessen.

Gallring:
28 månader från lämnat samtycke.

2.7. Ändamål:
Fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Personuppgifter:

• Personuppgifter som är nödvändiga för ändamålet, t.ex. de kategorier som nämns i denna information.

Laglig grund:
Vårt berättigade intresse av att kunna hantera en tvist.

Gallring:
28 månader eller den längre tid en tvist pågår.

2.8. Ändamål:
Besöksregistrering av säkerhetsskäl.

Personuppgifter:

• Namn
• Telefonnummer
• Företag
• Bilregistreringsnummer vid användning av Advanias parkering
• Värd hos Advania

Laglig grund:
Vårt berättigade intresse av att för säkerhetsskäl veta vilka personer som befinner sig i våra lokaler.

Gallring:
30 dagar.

Lagring och överföring

De personuppgifter som samlas in via Tjänsten lagras och behandlas inom EU/EES, sådant tredjeland som anses av Europeiska kommissionen ha tillräcklig skyddsnivå eller behandlas av sådana leverantörer som har ingått sådana bindande avtal som helt uppfyller lagenligheten av överföringar till tredje land eller till andra leverantörer där tillräckliga skyddsåtgärder finns för att säkerställa de registrerades rättigheter. För att få dokumentation om sådana skyddsåtgärder, kontakta oss med hjälp av kontaktuppgifterna som anges i punkt 9.

3. Användarens rättigheter

I samband med vår behandling av Användares personuppgifter har Användare, under vissa förutsättningar, rätt att göra gällande följande rättigheter:

Tillgång

Användare kan begära att få en bekräftelse på om dennes personuppgifter behandlas eller inte och, om de behandlas, begära tillgång till dessa personuppgifter och ytterligare information såsom ändamålet med behandlingen. Användare har även rätt att få en kopia av de personuppgifter som behandlas. Om begäran framförs elektroniskt kommer även informationen att erhållas i ett elektroniskt format som är allmänt använt om Användaren inte begär något annat.

Rättelse

Om Användare upptäcker att Personuppgifter relaterade till Användaren är felaktiga, ofullständiga eller oriktiga har Användare rätt att få sådana personuppgifter rättade.

Invända mot särskild behandling

Användare kan invända mot behandling av sina personuppgifter som grundas på ett berättigat intresse, mot bakgrund av den särskilda situationen och till behandling som sker för direktmarknadsföringsändamål. Om vi inte kan uppvisa ett avgörande berättigat skäl för att fortsätta behandlingen som väger tyngre än Användarens intressen, eller om inte behandlingen är nödvändig för att fastställa, göra gällande och försvara rättliga anspråk, så är vi skyldiga att upphöra med behandlingen.

Radering

Användare kan få sina personuppgifter raderade under vissa omständigheter, t.ex. när personuppgifterna inte längre behövs för att uppnå det ändamål för vilket personuppgifterna samlades in.

Begränsning av behandling

Användare kan be oss att begränsa behandlingen av sina personuppgifter till att endast innefatta lagring under särskilda omständigheter, t.ex. när behandlingen är olaglig men Användaren inte vill att personuppgifterna raderas.

Återkalla samtycke

Användare har alltid rätt att återkalla samtycke till behandling av personuppgifter i den utsträckning behandlingen baseras på Användarens samtycke.

Dataportabilitet

Användare har rätt att begära att få en maskinläsbar kopia av de personuppgifter som behandlas på grundval av samtycke eller då behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal med Användaren, och då personuppgifter erhållits av Användaren (dataportabilitet), och att begära att informationen överförs till en annan personuppgiftsansvarig (om möjligt).

Klagomål till tillsynsmyndighet

Användare får gärna kontakta oss med frågor eller klagomål som rör behandlingen av sina personuppgifter med hjälp av kontaktuppgifterna som anges i punkt 9. Användare har dock även alltid rätt att framföra klagomål avseende behandlingen av sina personuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten (www.imy.se).

4. Säkerhet

Vi prioriterar den personliga integriteten och arbetar därför aktivt för att Användares personuppgifter behandlas med största försiktighet. Vi vidtar de åtgärder som rimligen kan krävas för att säkerställa att Användares personuppgifter behandlas säkert och i enlighet med denna Integritetspolicy och GDPR.

Överföring av information via internet och mobila nätverk, kan dock aldrig ske med helt riskfritt, varför all överföring sker på egen risk. Det är viktigt att Användare också tar ansvar för att säkerställa att dennes uppgifter skyddas. Det åligger Användare att tillse att dennes inloggningsuppgifter hålls hemliga.

5. Överföring av personuppgifter till tredje parter

Personuppgiftsbiträden

Vi kan komma att överföra personuppgifter till våra leverantörer och underleverantörer, i deras roll som personuppgiftsbiträden och underbiträden, enligt våra instruktioner, för tillhandahållandet av Tjänsten;

Vi överför endast Användares personuppgifter till tredje part som vi har förtroende för. Vi väljer noga partners för att se till att Användarens personuppgifter behandlas i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning. Vi samarbetar med följande kategorier av personuppgiftsbiträden; Teamtailor, som tillhandahåller Tjänsten, server- och hostingföretag, företag för e-postutskick, företag för videobearbetning, företag för informationssökning, analytiska serviceföretag och andra företag med koppling till tillhandahållandet av Tjänsten.

Andra personuppgiftsansvariga

Vi kan föra över personuppgifter till följande kategorier av mottagare som är självständigt personuppgiftsansvariga:

5.1. Ändamål:

För att verifiera relevant bakgrundsfakta vid rekrytering.

Mottagare:

Företag som genomför bakgrundskontroller på vårt uppdrag.

Personuppgifter:

• Namn
• Personnummer
• E-postadress

Laglig grund:

Vårt berättigade intresse av att verifiera relevant bakgrundsfakta vid rekrytering.

5.2. Ändamål:

För att fastställa, göra gällande och försvara rättsliga anspråk och fullgöra rättsliga förpliktelser (t.ex. inom säkerhetsskyddslagstiftningen).

Mottagare:

Myndigheter (inklusive domstolar), fackliga organisationer och pensionsförvaltare samt juridiska ombud.

Laglig grund:

För att tillgodose vårt berättigade intresse av att tvister och ärenden hanteras av behöriga domstolar och ombud samt i förekommande fall rättsliga förpliktelser.

6. Aggregerad data (icke identifierbara personuppgifter)

Vi kan komma att dela aggregerad information till tredje part. Den aggregerade informationen har i ett sådant fall sammanställts från information som samlats in genom Tjänsten och kan exempelvis bestå av statistik över internettrafik eller det geografiska läget för användandet av Tjänsten. Aggregerad information innehåller inte någon information som kan härledas till viss individ och utgör därmed inte personuppgifter.

7. Cookies

När Användare använder Tjänsten kommer information om användandet att lagras genom cookies. Cookies är passiva textfiler som lagras av webbläsaren i Användarens enhet, såsom dennes dator, mobil eller surfplatta, vid uppkoppling mot Tjänsten. Vi använder cookies för att underlätta Användarens användning av Tjänsten samt för att inhämta information såsom exempelvis statistik om Användarens användning av Tjänsten. Detta sker i syfte att säkerställa, underhålla och förbättra Tjänsten. Informationen som inhämtas från cookies kan även utgöra personuppgifter och i sådant fall omfattas behandlingen av vår ”Cookie Policy” (länk till Policy).

Användare kan när som helst neka användningen av cookies genom att ändra inställningar i sin enhet. Om så sker kan dock Användarens upplevelse av Tjänsten försämras, exempelvis genom att vissa funktioner i Tjänsten inte längre finns tillgängliga.

8. Ändringar

Vi har rätt att när som helst göra ändringar eller tillägg till integritetspolicyn. Den senaste versionen av integritetspolicyn kommer alltid att finnas tillgänglig via Tjänsten. En ny version anses vara kommunicerad till Användarna när Användaren antingen har fått ett e-postmeddelande som informerar Användaren om den nya versionen (med den e-postadress som Användaren anger i samband med användningen av Tjänsten) eller när Användaren annars dessförinnan får del av den nya integritetspolicyn.

9. Kontakt

För frågor, för att utöva dina rättigheter, ytterligare information om vår hantering av personuppgifter eller för att kontakta oss i andra frågor, använd följande kontaktuppgifter; gdpr@advania.se.